پریدن از روی نوار فرمان ها
پیوند به محتوای اصلی
پنج شنبه ٣٠ خرداد ١٣٩٨

ملاحظات مدیریتی و اجرایی سیستم شناسنامه فنی فضا

جلسه مدیران کل نوسازی مدارس استان

23 خرداد ماه

 

 

 

 

 

لزوم توجه به ابعاد مختلف پروژه

 

 

·         برنامه ریزی و زمان بندی منطقی

·         سازماندهی قبل از اجرا

·         کنترل مستمر پروژه

·         اصلاح و بروز رسانی برنامه با توجه به نتایج کنترلی پروژه

 

 

 

 

 

 

ملاحظات مدیریتی پروژه

 

 

·         تبيين اين موضوع كه پروژه يكي از اولويت هاي بالاي مقام عالي وزارت مي باشد

·         اطلاعات حاصل از اجراي طرح سند بالا دستي براي وزارت آموزش وپرورش تلقي مي شود

·         استراتژي صحت اطلاعات ودقت در جمع آوري اطلاعات

·         تفويض اختيارات لازم به مديران پروژه واخذ گزارش پيشرفت كار از آنها به صورت مستمر

·         جدیت در سازماندهی مناسب پروژه قبل از اجرا

·         تقویت دبیرخانه ستاد اجرایی استان به عنوان اتاق فکر پروژه

·         اولویت استفاده از نیروهای فنی اداره کل به عنوان اعضاء اصلی گروه های برداشت

·         لزوم کنترل فرایند های اجرایی علاوه بر کنترل صحت اطلاعات ( فرم چک لیست کنترل کیفی پروژه)

·         لزوم پایش و کنترل مستمر فرایندهای اجرایی پروژه و اطلاعات تکمیل شده فرم ها ( خود ارزیابی کیفی پروژه با استفاده از چک لیست های فراهم شده در پورتال)

·         اجرای الگوی کنترل و نظارت سازمان مرکزی به عنوان الگوی کنترلی در سطح استان

 

 

نکات مهم در اجرای پروژه

 

 

·         حداکثر استفاده از اطلاعات موجود قبل از برداشت( شناسنامه قبلی، سیستم GIS، آرشیو نقشه و...)

·         لزوم تفکیک، پیش پردازش و تکمیل اولیه فرم ها قبل از ارائه به گروه های اجرایی ( نقش مهم دبیرخانه)

·         نقش اداره کل نوسازی به عنوان مسئول اصلی هماهنگی و اجرای طرح :

o        اداره کل نوسازی به عنوان هماهنگ کننده، مجری و کنترل کننده اطلاعات

o        منابع انسانی و تجهیزات آموزش و پرورش و مشاورین، با مدیریت، هماهنگی و نظارت ستاد اجرایی اداره کل نوسازی سازماندهی می شوند.

·         استفاده از توان علمی و اجرایی استان

·         تقویت فرهنگ کار تیمی

·         استفاده از کنترل های پیشگیرانه مقدم بر کنترل های جریمه ای

 

 

 

ادامه نکات مهم در اجرای پروژه

 

    ¢دبیرخانه به عنوان اتاق فکر پروژه

    ¢کنترل فرایندهای اجرایی پروژه

    ¢قبل از برداشت اطلاعات در دبیرخانه صورت میگیرد :

                            —تحلیل و استفاده از اطلاعات موجود

                            —تفکیک فرمها

                            —پیش پردازش و تکمیل اولیه فرم ها

                            —الحاق اطلاعات تکمیلی ( نقشه و...)

 

فعالیت هایی که در اغلب ادارات کل نیاز به تقویت دارند

    ¢سازماندهی گروه های اجرایی نیاز به تقویت دارد :

                            —تهیه لیست تماس گروه ها و درج در پورتال

                            —تهیه برنامه زمانی مراجعه گروه ها به مدارس

                            —ارائه برنامه زمانی مراجعه گروه ها با مسئولین آموزش و پرورش

    ¢برگزاری مستمر جلسات توجیهی و هماهنگی با دست اندرکاران طرح اعم از ستاد استان، مسئولین آموزش و پرورش، گروه های اجرایی

    ¢افزایش فعالیت های هماهنگی :

                            —با همکاران آموزش و پرورش

                            —با سایر دستگاه های اجرایی ( استانداری، راه و ترابری، مراکز نظامی و...)

نقش پورتال هماهنگی پروژه

پورتال به عنوان ابزاری برای مدیریت و کنترل پروژه در استان و اطلاع رسانی و هماهنگی فعالیت ها

 

    ¢پایش مستمر وضعیت استان ها از طریق فرم های کنترلی

    ¢اطلاع رسانی از آخرین وضعیت اجرایی طرح ( ستاد مرکزی و ستاد استانی)

    ¢تعامل و اشتراک تجربیات

 

ملاحظات مهم در پورتال

    ¢لزوم تکمیل و بروزرسانی مستمر فرم های کنترلی و سایر اطلاعات درخواستی در پورتال :

                            —فرم بازدید نظارتی ( جهت برنامه ریزی گروه های نظارت عالیه سازمان)

                            —فرم مشخصات گروه های اجرایی استان ( جهت بررسی وضعیت سازماندهی و زمانبندی گروه های برداشت)

                            —فرم مشخصات گروه های کنترلی استانی ( جهت بررسی وضعیت سازمادهی گروه های کنترلی استان)

                            —کنترل فرم های تکمیل شده (شامل کد فضای برداشت شده و منطقه مربوطه - جهت انتخاب 10 درصد از فضاهای درج شده و تعریف فرایندهای کنترلی بر روی آنها)

    ¢لزوم تعیین یک نفر به عنوان مسئول بروز رسانی پورتال

 

ملاحظات مهم در کار با مشاورین

    ¢فرایند واگذاری کار به مشاور تحت کنترل باشد :

                            —توجیه مناسب عوامل اجرایی مشاور

                            —برنامه ریزی و زمان بندی گروه های اجرایی با هماهنگی و کنترل اداره کل صورت گیرد.

    ¢فرایند کنترل فعالیت های مشاور

                            —ابتدا کنترل های پیشگیرانه سپس کنترل های جریمه ای

    ¢تهیه تسهیلات لازم برای اجرای مشاور :

                            —تهیه معرفی نامه و کارت شناسایی گروه های برداشت

                            —هماهنگی با مدیران مدرسه توسط اداره کل

برگزیده تجربیات برتر استان ها
استخراج شده از پورتال

سیستان و بلوچستان :

انطباق کد بکفا و فضا

تجهیز یک سایت کامپیوتری با امکانات لازم برای تسریع فعالیت

 

 

    ¢آذربایجان شرقی :

                            —انسجام و هماهنگی در دبیرخانه ستاد اجرایی

                            —با تمهيداتي كه براي استفاده حداكثري از اطلاعات موجود اتخاذ شده، باعث كاهش زمان برداشت اطلاعات تا 30% شده است

                            —حدود 3700 فرم شناسنامه قبل از برداشت در دبیرخانه، تکمیل اولیه شده است.

    ¢خراسان رضوی :

                            —برنامه زمان بندی مراجعه گروه های اجرایی به مدارس تهیه شده است.

 

    ¢کرمانشاه :

                            —تشکیل گروه های مختلف شامل گروه های اداری و  معماری و کنترلی

    ¢گیلان :

                            —پروژه شناسنامه فني در استانداري ارائه شده و هماهنگي هاي لازم براي اخذ تسهيلات از دستگاه هاي اجرايي انجام شده است.در واقع اين پروژه هم اكنون يك پروژه استاني تلقي مي شود.

    ¢خوزستان :

                            —سازماندهی 40 تیم اجرایی برای برداشت اطلاعات

                            —تهیه کارت شناسایی برای گروه های اجرایی

 

    ¢اردبیل :

                            —کنترل مستمر پروژه : فرم مخصوص گزارش عملكرد هفتگي تهيه شناسنامه فني فضا در مناطق مختلف آموزشي استان اردبیل طراحی شده است.

    ¢فارس :

                            —نقشه های تیپ به صورت دفترچه هایی در احتیار گروه های اجرایی قرار گرفته است.

همدان : بایگانی فیزیکی فرم ها  در طبقات مختلف